NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA START UP (Còn tiếp)

Chào mọi người, mình là Hải Sunsea, là một start up nhỏ về mảng đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo nghiệp vụ nhân sự, tư vấn về nhân sự cho các doanh nghiệp. Tiếc là tuần trước Offline mình đi nghỉ mát nên không tham dự cùng cả nhà được, nhân dịp các Start up đang loay hoay các vấn đề về nhân sự, mình xin chia sẻ một bài viết, rất mong được mọi người góp ý, có câu hỏi gì mình sẵn sàng để trả lời. Trong bài viết này thì mình cũng chia sẻ thêm về mảng HÀNH CHÍNH nữa để mọi người rõ hơn.

Khi đọc về khởi nghiệp của phương Đông và phương Tây, mình thấy có sự khác biệt khá rõ ràng. Người phương Tây khởi nghiệp, việc đầu tiên là họ có ý tưởng, sau đó kêu gọi đầu tư, set – up bộ máy bài bản rồi mới bắt đầu làm. Tức là họ xây nhà thì xây từ MÓNG trước, rồi mới xây nhà và thiết kế nội thất. Còn người Việt Nam thì ngược lại, sau khi có ý tưở.ng, có sản phẩm, họ bắt đầu marketing và bán hàng, tích lũy tài chính dần dần rồi mới quan tâm đến việc set-up bộ máy bài bản. Tức là ta XÂY NHÀ trước, rồi quay lại xây MÓNG sau. Đương nhiên là việc xây theo kiểu nào phải tùy vào điều kiện, hoàn cảnh của chúng ta. Nhưng việc xây nhà trước, xây móng sau có một điều tai hại là nhiều doanh nghiệp chỉ TẬP TRUNG XÂY NHÀ mà KHÔNG BIẾT PHẢI XÂY MÓNG, KHÔNG BIẾT MÓNG LÀ GÌ, và nhà khi xây cao quá mà móng không chắc thì SẬP rất nhanh.

Vậy, NỀN MÓNG của doanh nghiệp ở đây là gì? Chính là việc TỔ CHỨC CƠ CẤU BỘ MÁY trong doanh nghiệp, sự phân công rõ ràng trong công việc của các phòng ban, quy trình làm việc chặt chẽ có kế hoạch, thực thi, báo cáo, đánh giá; cách quản lý con người, quản lý công việc. Và đây là công việc của ai? Chính là bộ phận HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ, hay phòng Nhân sự, hay phòng Tổ chức hành chính… trong một Doanh nghiệp.

Thử hình dung theo một khía cạnh khác. Thường thì chúng ta khởi nghiệp bằng việc có Ý TƯỞNG, rồi có SẢN PHẨM, sau đó tìm cách BÁN nó. Tức là về cơ bản thì có 2 bộ phận chính: 1 là lo về sản phẩm đầu vào, 2 là lo về đầu ra (marketing, truyền thông, bán hàng). 2 bộ phận này CHẠY NGON là doanh nghiệp start up SỐNG được, vì thế nên hầu hết các Start up nhỏ đều tập trung vào 2 bộ phận này là chính. Giống như một người đi bằng 2 chân vậy. Tuy nhiên, chỉ cần 1 trong 2 chân này “có vấn đề” là các Founder phải đau đầu rồi, thiếu cũng chết mà thừa cũng chết. Nhiều Start up chết vì không bán được hàng, nhiều lại chết vì bán được nhiều quá!

Vì sao? Vì kiềng 3 chân mới là cái kiềng chắc chắn. Vậy chân thứ 3 là gì? Đó là các BỘ PHẬN HỖ TRỢ như tài chính kế toán, bộ phận kỹ thuật và hành chính – nhân sự. Trong 3 bộ phận này thì Hành chính – Nhân sự là quan trọng nhất vì nó chính là NỀN MÓNG của doanh nghiệp.

Vậy vai trò của bộ phận HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ trong doanh nghiệp là gì? Tại sao nó lại là chiếc chân thứ 3 quan trọng?

Về hành chính – nhân sự, theo mình phân chia thì có 2 cấp độ: Cấp độ Xây dựng và Cấp độ Thực thi.

1.      CẤP ĐỘ TỔ CHỨC -  XÂY DỰNG (các vị trí cấp cao trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng trở lên)

-          Tổ chức, sắp xếp cơ cấu bộ máy vận hành trong doanh nghiệp.

-          Tham mưu, tư vấn cho BLĐ về chính sách nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự.

-          Xây dựng nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể.

-          Xây dựng hệ thống quy trình làm việc và các biểu mẫu đính kèm

-          Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

-          Xây dựng hệ thống MTCV, tiêu chuẩn cv

-          Xây dựng hệ thống các chính sách đãi ngộ nhân viên: lương, thưởng, phụ cấp, các chính sách phúc lợi.

-          Xây dựng thang bảng lương, phân bổ các quỹ lương cho các phòng ban.

-          Dự báo và tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty.

-          Đánh giá chất lượng nhân sự.

-          Chủ trì xây dựng văn hóa doanh nghiệp

-          Quản lý hoạt động phòng HCNS.

2.      CẤP ĐỘ THỰC THI (các vị trí từ nhân viên, chuyên viên, chuyên viên cấp cao)

Chia làm 4 mảng chính:

MẢNG HÀNH CHÍNH:

-          Quản lý hồ sơ, giấy tờ.

-          Nhận công văn đến, gửi công văn đi.

-          Tiếp khách.

-          Lo về ăn uống, đi lại, xăng xe cho cán bộ nhân viên.

-          Lo về mua sắm trong văn phòng.

-          Sửa chữa, bảo dưỡng đồ dùng văn phòng.

-          Trang trí văn phòng.

-          Tổ chức các sự kiện nội bộ trong doanh nghiệp.

MẢNG TUYỂN DỤNG:

-          Xây dựng quy trình tuyển dụng.

-          Tiếp nhận và phân tích yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban.

-          Viết thông tin tuyển dụng và truyền thông thông tin tuyển dụng.

-          Nhận CV và lọc CV chất lượng.

-          Sắp xếp phỏng vấn ứng viên

-          Phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

-          Theo dõi hiệu quả tuyển dụng.

-          Xây dựng nguồn tuyển dụng.

-          Xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp.

MẢNG ĐÀO TẠO NỘI BỘ:

-          Xây dựng quy trình đào tạo

-          Tiếp nhận và phân tích yêu cầu đào tạo của các phòng ban

-          Lên kế hoạch đào tạo

-          Xây dựng chương trình đào tạo: đào tạo hội nhập, đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nâng cao năng lực nhân viên, đào tạo sự gắn kết (teambuilding)…

-          Tổ chức các chương trình đào tạo, tìm các khóa đào tạo và giảng viên phù hợp.

-          Thiết kế bài giảng và đứng lớp.

-          Đánh giá hiệu quả đào tạo

MẢNG CHẾ ĐỘ - CHÍNH SÁCH (LƯƠNG – PHÚC LỢI)

-          Xây dựng và thực thi các chế độ chính sách cho người lao động.

-          Chấm công – Tính lương – Trả lương

-          Các thủ tục bảo hiểm.

-          Thưởng tài chính và phi tài chính.

-          Hợp đồng lao động

-          Giải quyết các chế độ cho người lao động: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, ma chay hiếu hỉ, đơn phương chấm dứt hợp đồng, kỷ luật, sa thải…

Còn nữa…